Der Begriff „Inkasso“ stammt – wie so viele Termini aus dem Finanzbereich – aus dem Italienischen. Das Verb „incassare“ bedeutet in etwa „einkassieren“ oder „einziehen“. Beim Inkasso handelt es sich dementsprechend um das Einziehen von Forderungen.
Zahlen Kunden nicht, müssen Unternehmen oft viel Zeit und Mühe aufwenden, um diese doch noch zur Begleichung ihrer Rechnungen zu bringen. Um sich diese Arbeit zu sparen, lagern viele Firmen diesen Bereich aus und beauftragen sogenannte Inkassounternehmen damit, Forderungen einzutreiben.
Erhält ein Schuldner ein Schreiben von einer solchen Inkassofirma, werden neben der eigentlichen Forderung in der Regel auch weitere zu bezahlende Kosten aufgeführt. Doch wie lassen sich die Inkassokosten berechnen und wie hoch dürfen sie sein?
Inkassokosten kurz zusammengefasst
Ja. Inkassounternehmen verlangen für ihre Arbeit bestimmte Gebühren. Gemeinsam mit den Auslagen handelt es sich dabei um die sogenannten Inkassokosten.
Schuldner müssen nur Inkassokosten bezahlen, wenn die Forderung berechtigt ist, sie sich im Zahlungsverzug befinden und wenn die vom Inkassounternehmen angesetzten Kosten zulässig sind. Beispiele für unzulässige Inkassokosten finden Sie hier.
Die Inkassokosten sind gedeckelt. Sie dürfen die Gebühren gemäß Rechtsanwaltsvergütungsgesetz nicht übersteigen.
Inhalte
Kosten fürs Inkasso: Wann müssen Schuldner zahlen?
Inkassokosten müssen in der Regel vom Schuldner bezahlt werden. Sie können von einem Inkassounternehmen jedoch nur in bestimmten Fällen geltend gemacht werden. Es müssen zwei Voraussetzungen erfüllt werden: Zum einen muss die Forderung des Gläubigers an sich berechtigt sein. Zum anderen muss sich der Schuldner in Verzug befinden. Dich was bedeutet das genau?
Eine Forderung ist dann berechtigt, wenn Sie Waren erhalten oder eine Dienstleistung in Anspruch genommen und die Rechnung nicht bezahlt haben. Anders verhält es sich allerdings, wenn die Waren mangelhaft waren oder die Dienstleistung nicht korrekt ausgeführt wurde und Sie deshalb die Hauptforderung bestritten haben. In diesem Fall müssen Sie keine außergerichtlichen Inkassokosten bezahlen.
Ein Zahlungsverzug besteht dann, wenn eine der beiden folgenden Situationen vorliegt:
- in der Rechnung wurde ein festes Zahlungsdatum festgelegt (entweder durch Fristsetzung oder Datumsangabe) und Sie haben nicht pünktlich gezahlt – hier ist keine gesonderte Mahnung mehr nötig
- die in der Mahnung oder einem anderen gesonderten Schreiben gesetzte Frist wurde überschritten
Höhe der Inkassokosten: Was dürfen Firmen verlangen?
Grundsätzlich können Gläubiger und Inkassounternehmen die anfallenden Inkassokosten frei miteinander vereinbaren. Allerdings sind die Kosten nach oben hin gedeckelt. Die Kosten dürfen nicht höher sein, als wenn ein Anwalt die Arbeiten durchgeführt hätte.
Welche Gebühren ein Anwalt verlangen kann, ist im Rechtsanwaltsvergütungsgesetz festgehalten. Deren Höhe bemisst sich anhand des Streitwertes sowie des zu betreibenden Aufwandes. Dabei gilt, dass nach dem ersten Mahnschreiben eine Geschäftsgebühr von 0,5 bis 1,3 angesetzt werden darf. Nur in komplexen oder umfangreichen Fällen sind höhere Inkassokosten gerechtfertigt. Das wäre etwa der Fall, wenn der Schuldner in der Vergangenheit oft umgezogen ist und sich die Ermittlung seines Aufenthalts als schwierig erweist.
Welche Kosten darf ein Inkassobüro nicht berechnen?
Es gibt jedoch auch Inkassokosten, welche Schuldner nicht zahlen müssen. Hierzu gehören unter anderem Kontoführungsgebühren. Grundsätzlich gilt nämlich, dass die Kontrolle von Forderungen und Zahlungseingängen zu den allgemeinen Geschäftstätigkeiten eines Unternehmens gehört und damit nicht gesondert berechnet werden darf.
Des Weiteren muss der Gläubiger keine Gebühren für die erste Mahnung zahlen. In der Regel gehört es nämlich zur Aufgabe des Gläubigers, eine solche Mahnung zu erstellen und zu verschicken. Beauftragt er ein Inkassounternehmen mit dieser Arbeit, dürfen die Kosten nicht dem Schuldner in Rechnung gestellt werden.
Ebenso dürfen die Inkassokosten keine pauschalen Gebühren für das Telefon-Inkasso bei jedem Anruf beinhalten. Des Weiteren darf eine Umsatzsteuer, die bereits in der Rechnung ausgewiesen ist, nicht noch einmal zusätzlich geltend gemacht werden.
Was tun, wenn die Inkassokosten zu hoch sind?
Wenn Sie ein Schreiben von einem Inkassounternehmen erhalten, sollten Sie zunächst immer prüfen, ob die Firma überhaupt bei der zuständigen Aufsichtsbehörde registriert ist. Laut § 10 des Rechtsdienstleistungsgesetzes muss jedes Inkassobüro nämlich über einen entsprechenden Registrierungsbescheid verfügen.
Arbeitet es ohne Registrierung, handelt es sich um eine Ordnungswidrigkeit, die mit einem Bußgeld von bis 50.000 Euro geahndet werden kann. Ob das Inkassounternehmen registriert ist, können Sie im Rechtsdienstleistungsregister kostenlos nachschlagen. Besteht keine Registrierung, können Sie die Inkassokosten relativ einfach abwehren. Denn in diesem Fall ist das Unternehmen gar nicht dazu berechtigt, Kosten fürs Inkasso zu erheben.
Wie verhält es sich nun, wenn die Inkassokosten in ihrer Höhe nicht angemessen sind? In diesem Fall empfiehlt es sich, ein Schreiben aufzusetzen, in welchem Sie dem Inkassobüro mitteilen, welche Kosten Sie akzeptieren und welche Sie ablehnen. Diese Auflistung sollten Sie am besten per Einschreiben versenden. So erhalten Sie einen Nachweis darüber, dass das Schreiben tatsächlich beim Inkassounternehmen angekommen ist.
Sind Sie nicht sicher, ob die Inkassokosten angemessen oder zu hoch sind? In diesem und in vielen weiteren Fällen kann Ihnen ein versierter Anwalt weiterhelfen. Er kann außerdem prüfen, ob die Forderung tatsächlich berechtigt ist und Sie zum weiteren Vorgehen beraten.
Selbst ein Inkassobüro beauftragen: Welche Kosten fallen an?
Bislang sind wir von der Sichtweise des Schuldners ausgegangen und haben unter anderem geklärt, wie hoch die vom Inkassounternehmen angesetzten Kosten sein dürfen und welche Posten Betroffene nicht bezahlen müssen.
Wie sieht es nun aber aus der Sicht des Gläubigers aus? Was kostet es, das Inkasso selbst zu beauftragen? Eine pauschale Antwort auf diese Frage lässt sich nicht geben. Grundsätzlich ist zunächst zu sagen, dass der Schuldner die eigentlichen Inkassokosten selbst zahlen muss.
Doch häufig setzt ein Inkassobüro zusätzliche Kosten für Gläubiger fest. Diese können je nach Anbieter stark variieren. Manche verlangen einen pauschalen Betrag für ihre Arbeit. Andere Unternehmen behalten einen gewissen Prozentsatz der Forderungssumme ein. Gläubiger, die einen Anbieter mit dem Inkasso beauftragen, sollten die Kosten deshalb im Vorhinein genau überprüfen und verschiedene Firmen miteinander vergleichen.
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